Quy Trình Vận Chuyển Hàng Không Xuất Khẩu Từ A Đến Z

Bạn cần xuất một lô hàng mẫu, linh kiện, dệt may hoặc hàng hóa gấp sang nước ngoài bằng máy bay nhưng chưa rõ cần làm những bước nào? Quy trình vận chuyển hàng không xuất khẩu gồm 8 bước chính: chuẩn bị hàng và chứng từ, xin báo giá, đặt chuyến, đóng gói, khai báo hải quan, giao hàng ra sân bay, nhận AWB và theo dõi lô hàng đến điểm đến.

Bài viết này đi sâu vào quy trình xuất khẩu. Nếu bạn chưa nắm tổng quan về phương thức này, hãy đọc bài vận chuyển đường hàng không để hiểu đặc điểm, ưu nhược điểm, loại dịch vụ và cách tính cước cơ bản.

Quy trình vận chuyển hàng không xuất khẩu gồm những bước?

Một lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không thường trải qua các bước sau:

1. Xác định loại hàng và chuẩn bị chứng từ.
2. Liên hệ forwarder để xin báo giá.
3. Đặt chỗ chuyến bay.
4. Đóng gói và dán nhãn hàng hóa.
5. Khai báo hải quan xuất khẩu.
6. Giao hàng đến kho hàng không và xuất trình.
7. Nhận vận đơn hàng không AWB.
8. Theo dõi lô hàng và gửi chứng từ cho người nhập khẩu.

Forwarder thường hỗ trợ doanh nghiệp ở nhiều khâu: tư vấn tuyến bay, đặt chỗ với hãng hàng không, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và phối hợp giao nhận tại sân bay.

Bước 1: Xác định loại hàng và chuẩn bị chứng từ

Trước khi gửi hàng, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có phù hợp với vận chuyển hàng không hay không. Một số mặt hàng như pin lithium, chất lỏng, hóa chất, hàng nguy hiểm hoặc hàng dễ cháy nổ có thể bị hạn chế, cần đóng gói đặc biệt hoặc phải có giấy phép riêng.

Bộ chứng từ cơ bản thường gồm:

• Hợp đồng mua bán hoặc confirmation.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, nếu người mua yêu cầu.
• Giấy phép chuyên ngành, kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng, nếu áp dụng.
• MSDS đối với hóa chất, pin hoặc hàng có đặc tính nguy hiểm.
• Thông tin người gửi, người nhận, sân bay đi và sân bay đến.

Việc chuẩn bị đúng chứng từ ngay từ đầu giúp giảm rủi ro bị giữ hàng, phải bổ sung hồ sơ hoặc phát sinh phí lưu kho.

Bước 2: Liên hệ forwarder và xin báo giá

Doanh nghiệp gửi thông tin lô hàng cho forwarder hoặc đơn vị giao nhận để nhận tư vấn tuyến bay và báo giá. Bạn nên cung cấp:

• Tên hàng và mô tả đặc tính hàng hóa.
• Số kiện, trọng lượng thực tế mỗi kiện.
• Kích thước mỗi kiện: dài x rộng x cao.
• Điểm gửi và điểm nhận.
• Thời gian mong muốn giao hàng.
• Điều kiện giao hàng Incoterms, ví dụ FOB, CIF hoặc DAP.
• Yêu cầu door to door, bảo hiểm hoặc kiểm soát nhiệt độ nếu có.

Cước hàng không thường được tính theo trọng lượng tính cước, tức là giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích. Vì vậy, hai lô hàng cùng cân nặng nhưng khác kích thước có thể có chi phí khác nhau.

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về cách doanh nghiệp tính cước và các khoản phí thường gặp, xem lại phần chi phí trong bài vận chuyển đường hàng không.

Bước 3: Đặt chỗ chuyến bay

Sau khi chốt báo giá, forwarder sẽ đặt chỗ với hãng hàng không dựa trên tuyến bay, khối lượng, thời gian khởi hành và loại hàng. Với hàng gấp hoặc mùa cao điểm, bạn nên book sớm vì khoang chứa hàng có thể hết chỗ.

Có hai hình thức đặt chỗ phổ biến:

• Đặt chỗ trên chuyến bay thường: Phù hợp lô hàng nhỏ và vừa, có lịch bay cố định.
• Thuê chuyến bay riêng: Phù hợp hàng quá khổ, khối lượng lớn hoặc cần thời gian giao cụ thể.

Forwarder sẽ làm việc với hãng hàng không về việc nhận hàng tại kho xuất khẩu, bàn giao hàng và phát hành chứng từ vận chuyển.

Bước 4: Đóng gói và dán nhãn hàng hóa

Đóng gói đúng chuẩn giúp hàng chịu được va chạm, thay đổi áp suất và quá trình bốc xếp tại sân bay. Hàng cần được bảo vệ chắc chắn, đặc biệt nếu là hàng dễ vỡ, hàng điện tử hoặc hàng có giá trị cao.

Khi đóng gói, cần lưu ý:

• Dùng thùng carton, pallet hoặc bao bì phù hợp với trọng lượng và đặc tính hàng.
• Gia cố góc, đáy và các vị trí dễ hư hỏng.
• Dán nhãn người gửi, người nhận, số kiện và thông tin liên hệ.
• Dán nhãn xử lý đặc biệt nếu cần, ví dụ hàng dễ vỡ, hướng đặt hoặc hàng lạnh.
• Gỡ bỏ nhãn cũ trên bao bì tái sử dụng.
• Với hàng nguy hiểm, bao bì và nhãn mác phải tuân thủ quy định riêng.

Bao bì quá cồng kềnh cũng có thể làm tăng trọng lượng thể tích, dẫn đến cước phí cao hơn.

Bước 5: Khai báo hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sẽ khai báo trên hệ thống hải quan điện tử trước khi hàng được đưa vào khu vực giám sát. Hồ sơ khai báo thường đối chiếu với hóa đơn thương mại, packing list, hợp đồng và các chứng từ chuyên ngành.

Sau khi khai báo, tờ khai có thể được phân luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, chứng từ.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Hàng chỉ nên được đưa vào quy trình xuất trình và lên chuyến sau khi thủ tục hải quan xuất khẩu được chấp nhận. Nếu khai sai tên hàng, trị giá, số lượng hoặc mã HS, lô hàng có thể bị chậm hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ.

Bước 6: Giao hàng đến sân bay và xuất trình

Khi đã có booking và tờ khai thông quan, hàng được vận chuyển bằng xe tải đến kho hàng không tại sân bay xuất phát. Tại đây, hàng sẽ được:

• Cân và đo lại kích thước.
• Kiểm tra an ninh, soi chiếu.
• Đối chiếu thông tin booking và chứng từ.
• Nhập kho chờ lên chuyến.
• Xếp lên máy bay theo lịch trình của hãng hàng không.

Nếu trọng lượng hoặc kích thước thực tế khác với thông tin booking, cước phí và khả năng lên chuyến có thể thay đổi. Do đó, doanh nghiệp nên cung cấp số liệu chính xác ngay từ bước xin báo giá.

Bước 7: Nhận vận đơn hàng không AWB

Sau khi hàng được chấp nhận vận chuyển, hãng hàng không hoặc forwarder phát hành Air Waybill – AWB. AWB là vận đơn hàng không, đóng vai trò như biên nhận hàng và hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng với đơn vị vận chuyển.

Với lô hàng gom, có thể có hai loại vận đơn:

• MAWB (Master Air Waybill): Vận đơn do hãng hàng không phát hành cho forwarder.
• HAWB (House Air Waybill): Vận đơn do forwarder phát hành cho khách hàng.

Mã AWB thường gồm 11 chữ số và được dùng để tra cứu trạng thái lô hàng trên hệ thống của hãng bay hoặc forwarder. Bạn có thể xem thêm phần giải thích AWB trong bài vận chuyển đường hàng không.

Bước 8: Gửi chứng từ và theo dõi lô hàng

Sau khi hàng khởi hành, người xuất khẩu cần gửi bộ chứng từ cho người nhập khẩu, thường gồm bản scan AWB, invoice, packing list, C/O và các giấy tờ chuyên ngành nếu có.

Bạn nên theo dõi các mốc quan trọng:

• Hàng đã nhập kho sân bay.
• Hàng đã lên chuyến bay.
• Máy bay đã khởi hành.
• Máy bay đã hạ cánh tại điểm đến.
• Hàng đã được thông quan.
• Hàng đã giao đến người nhận.

Nếu dùng dịch vụ door to door, forwarder có thể phối hợp giao hàng tận địa chỉ người nhận sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu.

Checklist quy trình xuất khẩu hàng không

Trước khi giao hàng, hãy kiểm tra:

• Tên hàng, số kiện, trọng lượng và kích thước đã chính xác.
• Hàng có thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế vận chuyển hàng không.
• Bao bì, nhãn mác và dấu hiệu xử lý đã đạt chuẩn.
• Invoice, packing list, hợp đồng và C/O đã đầy đủ.
• Tờ khai hải quan đã thông quan.
• Booking đã được xác nhận với forwarder hoặc hãng bay.
• Đã biết thời gian cắt máng và giờ giao hàng tại sân bay.
• Đã nhận mã AWB và lưu lại để tracking.
• Đã gửi chứng từ cho người nhập khẩu.

Những lỗi khiến hàng xuất khẩu bằng hàng không bị chậm

• Khai sai tên hàng, trị giá, số lượng hoặc mã HS.
• Thiếu C/O, giấy phép chuyên ngành, MSDS hoặc chứng từ yêu cầu.
• Đóng gói không đạt chuẩn, nhãn không rõ ràng.
• Hàng nhẹ nhưng cồng kềnh, làm trọng lượng thể tích tăng cao.
• Book chuyến quá muộn trong mùa cao điểm.
• Giao hàng trễ so với thời gian cắt máng của hãng bay.
• Không kiểm tra quy định nhập khẩu tại nước đến.

Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu hàng không cần chuẩn bị chứng từ gì?

Tối thiểu thường cần invoice, packing list, hợp đồng và thông tin người gửi, người nhận. Tùy mặt hàng và quốc gia nhập khẩu, bạn có thể cần thêm C/O, giấy phép, kiểm dịch, MSDS hoặc chứng nhận chất lượng.

AWB có phải chứng từ sở hữu hàng không?

Không. AWB là vận đơn hàng không và biên nhận hàng, không phải chứng từ đại diện quyền sở hữu hàng hóa như vận đơn đường biển.

Có thể tự khai báo hải quan xuất khẩu không?

Có. Doanh nghiệp có thể tự khai báo nếu đủ điều kiện và nhân sự, hoặc thuê forwarder, đại lý hải quan thực hiện. Tuy nhiên, cần hoàn tất thủ tục trước khi hàng được xuất trình và lên chuyến.

Bao lâu thì hàng xuất khẩu bằng hàng không đến nơi?

Thông thường từ 2–7 ngày tùy tuyến, lịch chuyến, thời gian thông quan và việc có quá cảnh hay không. Hàng express có thể nhanh hơn, trong khi hàng gom hoặc tuyến chuyển chuyến có thể lâu hơn.

Nhận tư vấn quy trình xuất khẩu hàng không

Nếu bạn cần gửi hàng đi quốc tế bằng đường hàng không, hãy chuẩn bị thông tin về loại hàng, số kiện, kích thước, trọng lượng, điểm đến và thời gian mong muốn. Đội ngũ tư vấn sẽ hỗ trợ chọn tuyến bay, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan và theo dõi lô hàng đến khi giao nhận.

Liên hệ ngay để nhận báo giá: 0903 347 303 · amy.tran7303@gmail.com