Gửi hàng đi nước ngoài cần những giấy tờ gì?

Khi gửi hàng ra nước ngoài, ngoài việc chuẩn bị và đóng gói hàng hóa, người gửi cần quan tâm đến giấy tờ và thông tin khai báo. Tùy thuộc vào loại hàng, mục đích gửi và quốc gia nhận, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau.

Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp quá trình tiếp nhận và xử lý hàng hóa thuận lợi hơn.

1. Các giấy tờ thường cần khi gửi hàng quốc tế

Thông tin người gửi và người nhận

Đây là những thông tin cơ bản cần có trong quá trình lập vận đơn, bao gồm:

• Họ tên hoặc tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ đầy đủ.
• Số điện thoại liên hệ.
• Quốc gia và mã bưu chính nếu có.

Thông tin người nhận cần chính xác để hạn chế nhầm lẫn trong quá trình giao hàng.

Vận đơn vận chuyển

Vận đơn là chứng từ ghi nhận thông tin của lô hàng và quá trình vận chuyển. Tùy hình thức vận tải, vận đơn có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử.

Hóa đơn thương mại

Đối với hàng hóa thương mại, hóa đơn thương mại thường được sử dụng để thể hiện thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa và trị giá giao dịch.

Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói thể hiện thông tin về số kiện, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói hàng hóa. Chứng từ này đặc biệt hữu ích với các lô hàng có nhiều kiện.

2. Những trường hợp cần thêm chứng từ

Một số loại hàng có thể cần thêm giấy phép, chứng nhận hoặc hồ sơ chuyên ngành.

Ví dụ:

• Hàng hóa thuộc diện kiểm dịch có thể cần chứng từ kiểm dịch.
• Hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ cần chứng từ xuất xứ trong những trường hợp áp dụng.
• Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể cần giấy phép tương ứng.
• Hàng hóa thương mại có thể cần thêm chứng từ phục vụ thủ tục xuất khẩu và nhập khẩu.

Không phải tất cả lô hàng đều cần toàn bộ những giấy tờ trên.

3. Cách chuẩn bị giấy tờ trước khi gửi hàng

Bước 1: Xác định loại hàng hóa

Người gửi cần xác định hàng hóa là quà tặng, hàng cá nhân hay hàng thương mại. Đồng thời, cần mô tả đúng chủng loại và số lượng hàng.

Bước 2: Kiểm tra quy định của quốc gia nhận

Mỗi quốc gia có thể áp dụng quy định khác nhau đối với hàng nhập khẩu. Cần kiểm tra quy định liên quan đến loại hàng trước khi gửi.

Bước 3: Chuẩn bị thông tin vận đơn

Kiểm tra kỹ địa chỉ, số điện thoại và thông tin người nhận. Đối với hàng thương mại, cần đảm bảo thông tin trên chứng từ nhất quán.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ với đơn vị vận chuyển

Trao đổi với đơn vị vận chuyển để xác định chính xác hồ sơ cần thiết cho tuyến đường và loại hàng cụ thể.

4. Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ

Một số sai sót có thể khiến quá trình vận chuyển bị kéo dài:

• Khai báo sai tên hoặc số lượng hàng hóa.
• Thiếu thông tin người nhận.
• Trị giá hàng hóa trên chứng từ không chính xác.
• Thiếu giấy phép hoặc chứng nhận bắt buộc.
• Sử dụng chứng từ không phù hợp với loại hàng.

Người gửi nên kiểm tra lại hồ sơ trước khi bàn giao hàng hóa.

5. Liên hệ tư vấn thủ tục gửi hàng quốc tế

Đối với những lô hàng có yêu cầu chứng từ đặc biệt, việc xác định hồ sơ trước khi gửi là rất cần thiết.

Trường Đạt Express có thể là đầu mối để khách hàng trao đổi về tuyến vận chuyển, loại hàng và thông tin cần chuẩn bị.

Liên hệ: Trường Đạt Express

Liên kết nội bộ đề xuất: Bài 01, bài 15, trang chuyển phát quốc tế.

Nguồn ngoài: Cục Hải quan Việt Nam.